Eine Kollegin braucht dringend eine neue Software. Ein Team wartet auf eine Dienstleistung. Für eine technische Anlage wird ein Ersatzteil benötigt. Damit all das rechtzeitig dort ankommt, wo es gebraucht wird, müssen im Hintergrund viele Zahnräder ineinandergreifen: Bedarf erfassen. Bestellung auslösen. Leistung dokumentieren. Rechnung prüfen. Und am Ende bezahlen. Stockt einer dieser Schritte, merken das oft viele Bereiche gleichzeitig. Während die meisten Menschen nur das Ergebnis sehen, blickt Ine Hustedt auf den gesamten Weg dahinter.
Sie leitet bei der RheinEnergie die Gruppe Purchase to Pay im Supply Chain Management und sorgt gemeinsam mit ihrem Team dafür, dass Beschaffungsprozesse reibungslos funktionieren. Von der ersten Anforderung bis zur Bezahlung einer Rechnung. Ein Job, den viele zunächst mit Verwaltung verbinden. Tatsächlich geht es aber um deutlich mehr: um Digitalisierung, Prozessoptimierung und die Frage, wie ein Unternehmen effizient zusammenarbeitet.
Was macht die Gruppe Purchase to Pay genau?
Dabei beginnt die Arbeit deutlich früher, als viele vermuten. Nämlich in dem Moment, in dem irgendwo im Unternehmen ein Bedarf entsteht – eine neue IT-Leistung, Material für eine technische Anlage oder eine externe Dienstleistung. Damit keine langen Wartezeiten, Rückfragen oder Prozessschleifen entstehen, müssen viele Abläufe ineinandergreifen. Genau hier setzt Purchase to Pay an.
„Früher haben wir viele dieser Schritte getrennt betrachtet. Heute verfolgt die RheinEnergie einen anderen Ansatz: den gesamten Prozess als zusammenhängende Kette zu steuern“, erklärt Ine Hustedt. Sie und ihr Team begleiten genau diesen Weg. „Viele Kolleginnen und Kollegen sehen nur ihren Teil des Prozesses – das ist ganz natürlich. Unsere Aufgabe ist es, den gesamten Ablauf im Blick zu behalten“.
Ine Hustedt
Ine Hustedt ist Gruppenleiterin Purchase to Pay (Bild: RheinEnergie)
Genau diese Perspektive prägt auch ihren Arbeitsalltag. Gemeinsam mit ihrem Team arbeitet Ine an Prozessfragen, greift Anforderungen aus den Fachbereichen auf und entwickelt den Purchase-to-Pay-Prozess kontinuierlich weiter.
Purchase to Pay: Wo die Fäden zusammenlaufen
Purchase to Pay sorgt dafür, dass Bedarfe schneller gedeckt, Leistungen schneller beschafft und Prozesse möglichst automatisiert abgewickelt werden.
Wenn das gelingt, profitieren viele Bereiche gleichzeitig:
Fachbereiche erhalten schneller die benötigten Leistungen
- Lieferanten werden fristgerecht bezahlt
- Rechnungen können automatisiert verarbeitet werden
- Controlling und Finanzbereich erhalten frühzeitig belastbare Daten
Für den Fachbereich endet der Prozess oft mit einer Bestellung. Für Lieferanten mit einer Rechnung. Für das Controlling mit belastbaren Zahlen. Purchase to Pay bringt diese Perspektiven zusammen und sorgt dafür, dass daraus ein durchgängiger Prozess wird. Für Ine Hustedt bedeutet das vor allem viel Abstimmung. Ihr Team spricht mit Fachbereichen, stimmt sich mit anderen Teams im Supply Chain Management sowie mit der IT und dem Finanzbereich ab und sucht gemeinsam nach Lösungen, wenn Prozesse ins Stocken geraten.
Purchase to Pay ist deshalb weit mehr als ein administrativer Prozess. Es ist ein wichtiger strategischer Hebel für Effizienz im Unternehmen.
Purchase to Pay: Schritt für Schritt erklärt
Beschaffungsprozesse wirken auf den ersten Blick oft einfach. Tatsächlich baut aber jeder Schritt auf dem vorherigen auf.
- Bedarf erkennen
Ein Fachbereich benötigt eine Leistung, ein Produkt oder eine Dienstleistung.
- Leistung erfassen
Die Ware wird geliefert oder die Leistung erbracht und dokumentiert.
- Rechnung prüfen
Die Rechnung wird dem Vorgang zugeordnet.
- Zahlung durchführen
Sind alle Informationen korrekt, erfolgt die Bezahlung.
Damit dieser Prozess möglichst automatisiert funktioniert, müssen drei Puzzleteile zusammenpassen: Bestellung, Leistung beziehungsweise Wareneingang und Rechnung. Die Bestellung muss zur gelieferten Leistung passen. Die gelieferte Leistung muss zur Rechnung passen. „Intern sprechen wir vom sogenannten Drei-Wege-Match. Erst wenn alle drei Puzzleteile zusammenpassen, läuft der Prozess automatisch weiter. Fehlt einer dieser Bausteine oder stimmen die Informationen nicht überein, entsteht eine Prozessstörung“, erklärt Ine.
Dann wird das Team von Ine aktiv und sucht nach der Ursache der Prozessstörung.
Zwischen Prozessen, Menschen und Systemen
Der Arbeitsplatz von Ine und ihrem Team liegt nicht zwischen Aktenordnern oder Rechnungsstapeln. Er liegt an den Schnittstellen des Unternehmens. Mal stehen Prozessstörungen im Mittelpunkt, mal neue Anforderungen oder die Weiterentwicklung bestehender Abläufe. Kaum ein Tag gleicht dem anderen.
„Der Beruf ist deutlich kommunikativer, als viele vermuten“, so Ine. Wer in Purchase to Pay arbeitet, muss unterschiedliche Interessen koordinieren, Zusammenhänge erklären und gemeinsam mit den Beteiligten Lösungen entwickeln. Gleichzeitig geht es darum, Transparenz zu schaffen und sichtbar zu machen, welche Auswirkungen einzelne Prozessschritte auf den Gesamtprozess haben.
Genau darin liegt auch eine der größten Herausforderungen: den Blick auf die gesamte Prozesskette im Unternehmen weiter zu stärken und bereichsübergreifend zu verankern.
Wenn Digitalisierung auf Beschaffung trifft
Digitalisierung und Automatisierung spielt für Purchase to Pay eine zentrale Rolle. Schon heute werden viele Rechnungen automatisiert verarbeitet. Gleichzeitig entwickeln sich Systeme und Prozesse kontinuierlich weiter. Künftig könnten auch KI-Anwendungen dabei helfen, Bedarfe besser zu formulieren, Rückfragen automatisiert zu beantworten oder Daten intelligenter auszuwerten. Das Ziel bleibt dabei immer gleich: Beschaffung einfacher machen. Für die Fachbereiche. Für Lieferanten. Und für die Menschen, die täglich mit den Prozessen arbeiten.
Job-Steckbrief: Purchase to Pay bei der RheinEnergie
Bereich |
Supply Chain Management |
Mögliche Tätigkeiten |
Operative Einkäuferinnen und Einkäufer, Kreditorenbuchhalterinnen und Kreditorenbuchhalter sowie Aufgaben im Prozessmanagement |
Kernaufgaben |
Beschaffungsprozesse begleiten, Bestellanforderungen bearbeiten, Prozessstörungen lösen, Abläufe optimieren |
Arbeitsweise |
Prozessmanagement, bereichsübergreifende Zusammenarbeit und kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen |
Teamgröße |
Zwei Teams mit insgesamt elf Mitarbeitenden im Operativen Einkauf sowie in der Rechnungsverarbeitung und bei Prozessstörungen |
Einstieg |
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, bestenfalls mit einem zusätzlichen Fach- oder Betriebswirt. Quereinsteigende mit Berufserfahrung sind ebenfalls willkommen. |
Vergütung |
Nach Tarif (TV-V). Die konkrete Entgeltgruppe und Gehaltsspanne sind in der jeweiligen Stellenausschreibung angegeben. |
Jobs im Purchase to Pay: Das solltest du mitbringen
Prozessverständnis
Du verstehst Zusammenhänge und denkst über einzelne Arbeitsschritte hinaus.
Kommunikationsfähigkeit
Du bringst unterschiedliche Bereiche und Perspektiven zusammen.
Lösungsorientierung
Lösungsorientiert
Du erkennst Probleme und entwickelst praktikable Lösungen.
Servicegedanke
Du behältst die Anforderungen der Fachbereiche im Blick.
Verantwortungsbewusstsein
Du triffst Entscheidungen mit Blick auf den Gesamtprozess.
Was Purchase to Pay bei der RheinEnergie besonders macht
Nicht jedes Unternehmen betrachtet Purchase to Pay als zusammenhängenden End-to-End-Prozess. Bei der RheinEnergie ist der Bereich organisatorisch im Supply Chain Management verankert. Dadurch entsteht ein ganzheitlicher Blick auf die gesamte Prozesskette. Hinzu kommt die Vielfalt der Anforderungen. Beschafft werden Materialien und Leistungen für technische Anlagen und den Ausbau der Versorgungsleitungen ebenso wie Dienstleistungen und weitere Bedarfe aus dem gesamten Unternehmen. Entsprechend unterschiedlich sind die Prozesse, Beteiligten und Fragestellungen.
Für Ine macht genau das den Reiz der Aufgabe aus. Sie erlebt täglich, wie eng Beschaffung, Rechnungsverarbeitung, IT und Fachbereiche miteinander verbunden sind. Gemeinsam mit ihrem Team arbeitet sie daran, Schnittstellen zu verbessern und dafür zu sorgen, dass Beschaffungen für Fachbereiche einfacher und reibungsloser funktionieren.
Klingt nach einem Job für dich?
Wenn du Prozesse verstehst, bereichsübergreifend arbeiten und Digitalisierung aktiv mitgestalten möchtest:
- Schau dir die aktuellen Stellenangebote der RheinEnergie an.
- Oder informiere dich auf der Karriereseite über die Einstiegsmöglichkeiten bei uns.
FAQ: Purchase to Pay einfach erklärt
Purchase to Pay bezeichnet den gesamten Beschaffungsprozess vom Bedarf bis zur Bezahlung einer Rechnung. Dazu gehören unter anderem Bestellung, Leistungserbringung, Rechnungsverarbeitung und Zahlung.
In Purchase to Pay arbeiten unter anderem operative Einkäuferinnen und Einkäufer sowie Kreditorenbuchhalterinnen und Kreditorenbuchhalter. Gemeinsam sorgen sie dafür, dass Beschaffungen, Rechnungsverarbeitung und Zahlungsprozesse reibungslos ineinandergreifen.
Weil viele Prozessschritte ineinandergreifen. Wer die Zusammenhänge versteht, kann Fehlerquellen schneller erkennen, Prozesse verbessern und die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Bereichen erleichtern.
Digitale Systeme helfen dabei, Beschaffungsprozesse effizienter zu gestalten, Rechnungen automatisiert zu verarbeiten und Informationen schneller verfügbar zu machen.
Purchase to Pay arbeitet mit nahezu allen Bereichen der RheinEnergie zusammen – von Fachbereichen über IT bis hin zu Finanzbereich, Controlling und externen Lieferanten.